Facturation électronique au Luxembourg : PDF, XML, Peppol et MyGuichet.lu expliqués

Un PDF n’est pas une facture électronique

C’est le malentendu le plus fréquent : une facture « numérique » n’est pas forcément une facture électronique au sens de la loi.

La loi modifiée du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession définit la facture électronique comme « une facture émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique ». Comme le résume la Chambre des Métiers, il s’agit d’un fichier XML, ou qui contient du XML, et non d’un simple PDF, d’un document Word ou d’un autre format non structuré.

Le contenu d’une facture ne change pas pour autant : les mentions obligatoires restent les mêmes. Pour les revoir une par une, voyez notre article sur les 10 mentions obligatoires d’une facture.

Qui est concerné, et depuis quand ?

Selon Guichet.lu, l’obligation vise tout opérateur économique qui transmet une facture ou une note de crédit à un pouvoir adjudicateur ou à une entité adjudicatrice dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession. Elle s’applique à tous les opérateurs économiques depuis le 18 mars 2023, quelle que soit leur taille. Une note de crédit est traitée comme une facture : elle suit les mêmes règles.

Les textes de référence sont la directive 2014/55/UE du 16 avril 2014, la loi modifiée du 16 mai 2019 et le règlement grand-ducal du 13 décembre 2021. Les pouvoirs publics, eux, sont tenus de réceptionner les factures électroniques via le réseau Peppol.

Le format : XML et norme européenne EN 16931

Le fichier doit respecter la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique (EN 16931) et l’une des syntaxes de la liste publiée par la Commission européenne. Guichet.lu cite notamment Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) et XRechnung (UBL ou UN/CEFACT CII).

• C’est le fichier XML qui fait foi d’un point de vue légal ; la copie lisible qui l’accompagne n’est qu’un résumé.
• Des pièces jointes peuvent compléter la facture, uniquement au format PDF.
• À partir du 1er octobre 2026, les versions de XRechnung antérieures à 3.0 ne sont plus acceptées.

En pratique, vous ne rédigez pas ce XML vous-même : c’est le rôle de votre logiciel de facturation ou de votre prestataire Peppol de le produire à partir des données de la facture.

Les deux canaux autorisés : Peppol ou MyGuichet.lu

Guichet.lu est explicite : d’autres canaux de transmission que Peppol ou MyGuichet.lu ne sont pas autorisés, et l’e-mail n’est pas permis.

Exemple : facturer un ministère, pas à pas

Une entreprise fictive, Atelier Lumen SARL, rénove un bureau pour un ministère. Le marché est un marché public : sa facture doit donc être électronique.

1. 1
   Le logiciel crée la facture 2026-042 : 12 400,00 € hors TVA, TVA au taux normal de 17 % de 2 108,00 €, soit 14 508,00 € TTC.
2. 2
   Il produit le fichier XML conforme à la norme européenne, avec les mêmes données structurées : numéro, date, fournisseur, acheteur, montants.
3. 3
   Le fichier part sur le réseau Peppol (ou, à défaut de connexion, via un formulaire MyGuichet.lu), jamais par e-mail.
4. 4
   L’administration réceptionne le fichier et le traite automatiquement, sans ressaisie.

Les noms et montants sont illustratifs. Pour vérifier un calcul de TVA, utilisez notre calculateur de TVA luxembourgeoise.

Et entre entreprises ? Le calendrier européen

Aujourd’hui, l’obligation luxembourgeoise décrite plus haut concerne les factures adressées aux acheteurs publics. Le cadre européen évolue : le paquet « TVA à l’ère numérique » (ViDA) a été adopté le 11 mars 2025 et entre en application progressivement jusqu’en janvier 2035.

Autrement dit, la facture structurée deviendra aussi la norme pour les ventes entre entreprises de deux pays de l’Union. Commencer dès maintenant avec des factures complètes et bien numérotées facilite la transition.

Checklist avant d’envoyer une facture à l’État

• Le client est-il un pouvoir adjudicateur (ministère, administration…) dans le cadre d’un marché public ou d’une concession ? Alors la facture électronique est obligatoire.
• Les mentions obligatoires sont-elles complètes ? Elles sont les mêmes qu’en papier.
• Le fichier est-il un XML conforme à la norme européenne (par exemple Peppol BIS Billing 3.0) ?
• Passez-vous bien par Peppol ou MyGuichet.lu, et non par e-mail ?
• Avez-vous le bon de commande à portée de main si vous utilisez le formulaire sans authentification ?

Pour une vue d’ensemble de la taxe, lisez notre guide de la TVA au Luxembourg et découvrez les fonctionnalités de Zuelen.