Autorisation d’établissement au Luxembourg : qui, comment, combien ?

L’autorisation d’établissement en bref

C’est la « licence » qui permet d’exercer une activité économique au Luxembourg. Sans elle, l’activité ne peut pas démarrer légalement.

Selon Guichet.lu, sauf exceptions, toute activité économique exercée de manière habituelle est soumise au préalable à une autorisation d’établissement. Elle est délivrée à l’entreprise, et non à une personne isolée, dès lors que les conditions légales sont remplies. En l’absence d’autorisation, des sanctions pénales (peine d’emprisonnement et amendes) ainsi que la fermeture provisoire de l’établissement peuvent être prononcées.

Vous créez une société ? L’autorisation d’établissement est l’une des cinq étapes décrites dans notre article Créer son entreprise au Luxembourg : les 5 étapes. Ici, on entre dans le détail de cette étape.

Qui doit la demander ?

En principe, vous devez demander une autorisation d’établissement si vous exercez, en tant qu’indépendant ou sous forme de société, l’une des activités suivantes :

• Une activité commerciale : commerce, Horeca, transports, industrie, etc.
• Une activité artisanale : alimentation, mode, construction, mécanique, audiovisuel, spectacle, art, etc.
• Certaines professions libérales à caractère intellectuel prépondérant. Une liste officielle des activités soumises est publiée sur Guichet.lu.

La demande est introduite par le propriétaire de l’entreprise si l’activité est exercée en nom personnel, ou par le mandataire de l’entreprise inscrit au Registre de commerce et des sociétés (RCS) s’il s’agit d’une société.

Les quatre conditions à remplir

L’autorisation est délivrée si l’entreprise et son dirigeant remplissent les conditions légales, et elles doivent rester remplies tout au long de la vie de l’entreprise.

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   L’honorabilité professionnelle du dirigeant.
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   Une qualification professionnelle correspondant à l’activité, lorsqu’elle est requise : pour une profession libérale soumise à autorisation, et pour un artisan, sauf si l’activité figure sur la liste C.
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   Un établissement au Luxembourg : une installation matérielle appropriée à la nature et à la dimension de l’activité.
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   Une gestion effective et permanente : le détenteur de l’autorisation assure, par une présence physique dans l’établissement, la gestion journalière de l’entreprise et a un lien réel avec elle (propriétaire ou mandataire).

S’y ajoute la conformité aux obligations fiscales et sociales : le dirigeant ne doit pas s’être soustrait, dans ses activités passées ou actuelles, aux charges sociales et fiscales qui lui incombaient. Pour une société, l’octroi définitif de l’autorisation requiert l’enregistrement des statuts au RCS.

La demande sur MyGuichet.lu et ses 50 €

La voie recommandée est la demande en ligne, depuis l’espace professionnel MyGuichet.lu. Il faut un certificat LuxTrust « private » ou « pro » et être enregistré sur MyGuichet.lu. Selon les informations saisies, le système indique les pièces à joindre.

• Les droits de chancellerie s’élèvent à 50 €. En ligne, ils sont payés directement pendant la démarche.
• Par courrier, la demande est envoyée à la Direction générale compétente avec une preuve de paiement des 50 € (timbre fiscal ou virement).
• La réponse et l’autorisation arrivent directement dans l’espace professionnel MyGuichet.lu, via la messagerie sécurisée.
• Pour préparer le dossier, la House of Entrepreneurship de la Chambre de Commerce et le service Contact entreprise de la Chambre des Métiers peuvent vous accompagner.

Délai, réponse et autorisation tacite

Le dossier est en principe traité dans les 3 mois qui suivent la réception du dossier complet. L’absence de réponse avant la fin de cette période vaut autorisation tacite. D’où l’intérêt d’envoyer un dossier complet dès le départ : le délai ne court qu’à partir de là.

Une décision négative est une décision administrative : les voies de recours habituelles (recours gracieux, recours judiciaire) restent possibles dans les délais légaux, et une demande auprès de l’Ombudsman est également possible.

Après l’obtention : code-barres, notifications, changements

• Un code-barres en 2 dimensions est attribué à chaque autorisation. Il doit figurer sur les lettres, e-mails, sites internet, devis, factures et devantures de chaque point de vente, ainsi que sur les panneaux de chantier.
• Certains changements doivent être notifiés dans un délai d’un mois : création d’une succursale, changement du lieu d’exploitation, création ou suppression d’un point de vente, changement de résidence habituelle du dirigeant.
• Une nouvelle autorisation est nécessaire en cas de changement ou d’extension de l’objet social, ou de changement du dirigeant sur lequel reposent la qualification et l’honorabilité.
• L’autorisation perd notamment sa validité si elle n’est pas utilisée pendant plus de 2 ans à partir de sa délivrance, ou en cas de faillite.

D’autres démarches suivent auprès de différents organismes, dont l’AED pour la TVA et le Centre commun de la sécurité sociale. Pour les indépendants, notre article sur la CCSS pour les indépendants et le simulateur de cotisations CCSS aident à anticiper les cotisations.

L’exemple de Marc et de son salon de coiffure

Exemple fictif, à titre d’illustration.

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   Marc veut ouvrir son salon de coiffure en nom propre. Avant son premier client, il vérifie que son activité relève de l’artisanat et qu’une qualification peut être exigée.
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   Il loue un local adapté au Luxembourg, où il assurera lui-même la gestion au quotidien.
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   Il dépose sa demande sur MyGuichet.lu avec son certificat LuxTrust et paie les 50 € en ligne.
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   Son dossier étant complet, il reçoit sa réponse dans son espace professionnel. Le code-barres de son autorisation figure désormais sur ses factures et sur sa vitrine.

Une fois l’activité lancée, la gestion commence dès la première facture. Zuelen réunit pour les indépendants les factures, les dépenses, la banque, la TVA et les cotisations CCSS dans un seul espace.

Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Pour votre situation, vérifiez les sources officielles ou consultez un professionnel.