Le RCS au Luxembourg : à quoi sert le Registre de commerce et des sociétés ?

Le RCS en bref

Une carte d’identité publique pour chaque commerçant et chaque société : c’est là que l’on vérifie qui se trouve derrière une entreprise.

Selon Guichet.lu, le Registre de commerce et des sociétés est un registre consultable par toute personne. Il contient les informations relatives aux commerçants et aux sociétés dont la publication est obligatoire : des informations qui permettent d’identifier le commerçant ou la société, comme les statuts d’une société. Le RCS est public : toute personne qui le souhaite peut consulter les documents déposés et en obtenir une copie.

Vous créez une société ? L’immatriculation au RCS est l’une des cinq étapes de notre article Créer son entreprise au Luxembourg : les 5 étapes. Ici, on regarde le registre lui-même : ce qu’il contient, ce qu’il faut y déclarer ensuite et ce qu’il change pour vos factures.

Qui doit s’immatriculer au RCS ?

La loi énumère les personnes dont l’immatriculation est obligatoire. On y trouve notamment :

• les commerçants personnes physiques, c’est-à-dire les indépendants dont l’activité est de nature commerciale ;
• les sociétés commerciales, comme la SARL, que Guichet.lu décrit comme un type de société commerciale particulier ;
• les groupements d’intérêt économique (GIE), ainsi que d’autres entités visées par la loi.

Une société nouvellement constituée doit se faire immatriculer et déposer ses statuts, par extrait ou en entier selon sa forme. Les sociétés commerciales momentanées et les sociétés commerciales en participation ne sont pas soumises à l’obligation d’immatriculation. Pour la SARL-S, voyez aussi Qu’est-ce qu’une SARL-S ?.

Ce que l’on trouve dans le registre

Le LBR parle de données « signalétiques et juridiques ». En pratique, c’est la fiche d’identité de l’entreprise.

• La dénomination sociale ou la raison sociale.
• L’objet social, c’est-à-dire l’activité prévue par les statuts.
• Le capital social.
• Les dirigeants (gérants, administrateurs) et le commissaire aux comptes, le cas échéant.
• Les pouvoirs de signature : qui peut engager la société.

Les statuts déposés sont consultables via la rubrique « Recherche » du site du LBR ou au RESA. Selon Guichet.lu, le site du LBR donne aussi d’autres informations, notamment l’autorisation d’établissement, le numéro de TVA, le code NACE, les décisions de liquidation volontaire et des informations financières selon le type de société.

Un changement ? Un mois pour le déposer

Le registre n’est utile que s’il est à jour. Selon la FAQ du LBR, les immatriculations, inscriptions et publications prescrites par la loi doivent être déposées au RCS dans le mois au plus tard de l’événement qui les rend nécessaires. Les modifications des informations publiées requièrent la même publicité que l’immatriculation initiale.

• Nomination ou cessation des fonctions d’un dirigeant, d’un gérant ou d’un administrateur.
• Modification des statuts : la société dépose aussi des statuts coordonnés.
• Liquidation et nomination du liquidateur, certaines décisions judiciaires, dépôt des comptes annuels.

Le dépôt se fait par voie électronique sur le site du LBR, avec un produit LuxTrust ou une carte eID luxembourgeoise ; pour un acte notarié, c’est en principe le notaire qui s’en charge. Les dépôts modificatifs sont soumis aux mêmes frais que les dépôts initiaux ; les tarifs sont publiés par le LBR.

La publication au RESA et l’opposabilité aux tiers

Une fois le dépôt accepté, l’acte est publié au Recueil électronique des sociétés et associations (RESA), qui a remplacé l’ancien Mémorial C. La publication a lieu le jour même du dépôt ou à une date fixe choisie par le déposant, dans une limite de 15 jours suivant le dépôt. La publication au RESA est gratuite, et sa consultation en ligne est libre et gratuite.

Le numéro RCS sur vos factures

Le numéro d’immatriculation sert ensuite au quotidien. Selon Guichet.lu, une facture d’un montant supérieur à 100 € TTC doit notamment mentionner, pour identifier le vendeur, les mots « Registre de commerce et des sociétés, Luxembourg » ou les initiales « R.C.S. Luxembourg » suivis du numéro d’immatriculation (cette mention ne s’applique pas aux sociétés coopératives).

La liste complète des mentions (date, numéro de facture, numéro de TVA, détail des prestations, taux et montant de TVA…) figure sur la fiche « Facture » de Guichet.lu. Pour le calcul de la TVA elle-même, notre guide de la TVA au Luxembourg et le calculateur TVA Luxembourg vous aident.

L’exemple de Sofia et de sa SARL

Exemple fictif, à titre d’illustration.

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   Sofia crée l’« Atelier Sofia SARL ». Après la signature des statuts, la société est immatriculée au RCS et reçoit son numéro d’immatriculation.
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   Ses statuts sont publiés au RESA : à partir de là, ils sont opposables aux tiers.
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   Elle prépare son modèle de facture : pour toute facture de plus de 100 € TTC, « R.C.S. Luxembourg » et le numéro figurent dans l’identification du vendeur.
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   Un an plus tard, un deuxième gérant est nommé : la société dépose la nomination au RCS dans le mois.

Une fois la société immatriculée, le travail continue à chaque facture. Zuelen réunit pour les sociétés la banque, les factures, la TVA et le plan comptable PCN dans un même espace.

Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Pour votre situation, vérifiez les sources officielles ou consultez un professionnel.